心理專家講了一個故事。老師往一個大口玻璃瓶放了幾塊大石塊問學生：“這個瓶子滿了嗎?”學生們答道：“滿了”。老師又將一些小石頭放進去，問：“這次滿了嗎?”學生學乖了，回答：“可能沒有滿”。老師往瓶子里倒了沙子，問：“現在呢?”學生們似乎懂了，回應：“沒有”。老師最后將水倒入瓶子中，問：“同學們學到了什么嗎?”“我們總是可以創造更多的時間做更多的事!”一個學生回答。老師笑了說：“不錯，可是大家有沒有想過，如果不先把大石頭放進去，也許之后就沒有機會了。”

這個故事形象地說明了做事順序在工作中的重要性。

經濟學家帕雷托發現，通常情況下，任何一件事情80%的結果取決于20%的原因。由此可見，如果大家在日常生活或工作中發現并出色完成了那20%的關鍵任務，成功就唾手可得了。

怎樣區分一件事是否關鍵呢?

如果我們以任務的急切性為橫坐標，以重要性為縱坐標，那么一個人所需完成的所有任務可以分為以下四類：重要并急切、重要但不急切、急切但不重要、不急切也不重要

重要并急切

此類任務為當務之急，應積極回應，如客戶來電、救火等。中國人常說：“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。”當我們面對重要并急切的任務時，沒有什么比時間還珍貴了。對于此類任務必須做到分秒必爭。

重要但不急切

下一個工程的計劃工作，這類任務雖然也很重要，但不需迅速回應。對此應主動回應、掛在心頭。等重要并急切的任務都完成后，應盡快著手此類任務。

急切但不重要

如朋友的臨時邀約，應首先確保重要的任務都完成后，才去理會此類事件。一項日本調查發現，人們一天5.5個小時浪費在對不速之客的、無實際意義的回復上。急切不等于重要。如果大家大部分時間都在處理急切的并非重要的事，說明時間管理做得還不夠充分。

不急切也不重要

這類事情可不予回應，確保不被分神。有數據顯示，在較發達地區，人們平均每月在交友網站上所花的時間高達5.5個小時。適度休閑是合理的，但放縱自己并不明智。

故事中提到的大石頭、小石頭、沙子和水，就可以很形象地代表以上四類任務。沙子和水是很容易塞進瓶子里的，所以根本不用著急理會。而石頭就不一樣了，尤其對于較大的石頭來說，不在最開始把它們放進瓶子里，就很難再找到機會了。

現代人在時間管理上表現出的四種情況

現代人挺忙，但忙人不一定忙出了效果，下面是四種忙碌類型：

欠忙族：特點好高騖遠，紙上談兵，表現為缺乏實際行動，結果是計劃無法實現。

窮忙族：特點是埋頭苦干，缺乏計劃，表現為無實際目的卻永遠在忙碌，結果是身心疲憊。

瞎忙族：特點是好像很忙，毫無目的，表現為無目標，忙于瑣碎之事，結果是原地踏步，人生無法進步。

真忙族：特點是計劃明確，忙忙碌碌，表現為有計劃并付諸實現，結果是自我明確，高效率做事。

人生并不很長，如何進行時間管理很重要。時間管理就是在完成任務和實現目標的過程中，用于安排時間的一系列技能和技巧。任務和目標可以是工作范圍外的家庭生活。“時間管理”并不是要大家駕馭“時間”，而是通過合理安排任務，以確保可以在特定時間內完成。巧妙的時間管理不僅可以減輕工作和生活中的壓力，還可以完成更多的事情，從而充實生活。

有效的時間管理可以被形象地描述為“ABC”優先法則。所謂ABC就是把所有事物按照重要性分類，如前述的把任務按重要性和急切性分類，或把身邊的工具或文件按使用頻率分類等。

把握時間管理的10大對策

目標設定

就是要有目標。俗話說，“好的開始是成功的一半”，準確的個人定位與合理的目標設定可以直接影響到計劃的成功與否。我們首先需要知道自己想要什么、終極目標是什么。哈佛大學曾經對畢業生做過一項調查，發現只有3%的人有遠大并明確的目標，而這些人后來成為各個領域的精英。

計劃合理

有了目標，就需要寫一份計劃了。內容需要包括：為什么要這樣做、要做什么、具體怎樣做。要寫清楚每項工作和目標計劃需在多長時間內完成和實現。建議把預計需要的時間計算得寬裕一些。科學家發現，每個人的最佳工作時間也許不同，對于一些人來說，有兩個容易被忽略的活動高峰期：早上11點到下午1點、下午4點到6點。大家應該發現和利用自己工作效率最高的時間段。

主次分流

把任務按照重要性和急切性排序。但需要注意，緊急的事情并非一定是最重要的，要看清全局。“重要”的任務是根據個人情況和環境而定的，有時休息一下遠比完成幾份計劃書更重要且迫切。